Il tema della dematerializzazione e della digitalizzazione investe ormai tutti i settori dell’attività formativa; le innovazioni si susseguono, in uno scenario preoccupante segnato dalla scarsità di risorse e dall’urgenza di provvedere alla formazione del personale. Il fenomeno è ampio e pervasivo, tanto che il Miur avrebbe dovuto predisporre un Piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione, università e ricerca e nei rapporti con le comunità dei docenti, del personale, degli studenti delle famiglie (decreto legge n. 95/2012). Il Piano ad oggi non è stato redatto, ma sono stati resi disponibili alcuni servizi, anche mediante il portale SIDI.
Oltre alle questioni ben note, relative al registro elettronico ed alle iscrizioni on line, ai vincoli di pubblicità degli atti sul sito Web dell’istituzione, occorre affrontare l’obbligo per le Pubbliche amministrazioni, “a partire dal 1° gennaio 2014, di utilizzare esclusivamente i canali e i servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata (Pec), per l'utilizzo dei propri servizi, per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze e atti […] nonché per la richiesta di attestazioni e certificazioni […] Le stesse amministrazioni usano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti, le comunicazioni o i servizi resi all’utenza” (art. 63 del Codice dell’Amministrazione digitale -d.lgs. 82/2005). Gli istituti scolastici devono essere perciò pronti a comunicare mediante Pec, a decrittare e verificare documenti firmati digitalmente e giunti in via telematica.
Altro tema caldo è quello relativo ai decreti emanati il 3/12/2013 dal Ministro per la Pubblica Amministrazione e la semplificazione, in materia di protocollazione e conservazione dei documenti informatici. I decreti forniscono indicazioni per la digitalizzazione dell’amministrazione pubblica, innovando tra l’altro le regole tecniche del protocollo informatico e della conservazione dei documenti elettronici, la cui introduzione risale, rispettivamente, all'ottobre del 2000 e al febbraio 2004. In particolare il Protocollo informatico deve essere adeguato al nuovo quadro normativo che prevede la trasmissione dei documenti non solo mediante l’utilizzo della posta elettronica, ma anche con la posta elettronica certificata. E’ stato poi introdotto il concetto di “sistema di conservazione”, relativo alla salvaguardia dei documenti elettronici ed alla disponibilità dei fascicoli informativi; sono stati indicati modelli organizzativi, regole, procedure e tecnologie da adottare per la gestione dei relativi processi. La produzione di copia analogica di documenti digitali è invece regolata dalle Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente (circolare AgID n. 62/2013), contrassegno che sostituisce la sottoscrizione autografa della copia analogica.
Vogliamo infine segnalare che l’Agenzia per l’Italia Digitale ha recentemente pubblicato la nuova versione delle “Linee Guida per il Disaster Recovery delle PA”. Il Disaster Recovery costituisce l’insieme delle misure tecniche e organizzative per assicurare continuità operativa e gestionale all’organizzazione, pur in presenza di un’emergenza, anche mediante dislocazione delle procedure e delle applicazioni informatiche dell’organizzazione stessa, in siti alternativi a quelli primari.
Un'ampia gamma di problematiche, come si vede, sulle quali ci ripromettiamo ulteriori e più puntuali approfondimenti sui prossimi numeri.
